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Hinweise zur Datenverarbeitung für Mandatsverhältnisse und das Mandantenportal

Verantwortlicher

Ruisinger Steiner Remmele Gesellschaft bürgerlichen Rechts, Blücherstraße 4, 86165 Augsburg, Deutschland.

Telefon: 0821 448313 · E-Mail: info@ruisingersteiner.de. Vertreten durch Werner Ruisinger und Dr. Corinna Remmele.

Datenschutzbeauftragter

Herr Helmut Linck, Blücherstraße 4, 86165 Augsburg, E-Mail: dsb@ruisingersteiner.de.

Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Identifizierung als Mandantin/Mandant, zur anwaltlichen Beratung und Vertretung, zur Korrespondenz, Rechnungsstellung und zur Abwicklung etwaiger Haftungsansprüche. Für den Dokumentenaustausch und Vollmachten stellen wir ein Mandantenportal bereit.

Kategorien personenbezogener Daten

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Mandatsdurchführung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (insbesondere steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrung) nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; zur Wahrung berechtigter Interessen (insbesondere IT-Sicherheit, Schutz vor unbefugtem Zugriff, Abwicklung von Haftungsfällen) nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit Sie uns Einwilligungen erteilt haben (z. B. unverschlüsselte E-Mail-Kommunikation), verarbeiten wir zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Angaben zu strafrechtlichen Verfahren verarbeiten wir im Rahmen des Mandats nur, soweit erforderlich, unter Beachtung von Art. 10 DSGVO, der anwaltlichen Verschwiegenheit und geeigneter Schutzmaßnahmen.

Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der für die Aufnahme und Durchführung des Mandats erforderlichen Daten ist für Abschluss und Erfüllung des Mandatsvertrags notwendig. Ohne diese Daten können wir ein Mandat in der Regel nicht übernehmen oder nicht ordnungsgemäß bearbeiten.

Speicherdauer

Mandatsdaten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für Rechtsanwälte gespeichert (sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der Mandatsbeendigung) und anschließend gelöscht, es sei denn, längere Aufbewahrungsfristen nach HGB oder AO sind einschlägig oder Sie haben eingewilligt.

Mandantenportal: Zugänge zu Übermittlungen (Links zum Abruf/Signieren) sind 14 Tage gültig. Ist die Übermittlung einer Akte zugeordnet, bleibt das Dokument als Bestandteil der Akte gespeichert und folgt der genannten Aufbewahrungsfrist. Ohne Aktenzuordnung wird die Übermittlung nach Ablauf endgültig gelöscht; erhalten bleibt lediglich ein Nachweis über den Vorgang, nicht der Dokumenteninhalt.

Weitergabe an Dritte

Eine Übermittlung an Dritte zu anderen als den hier genannten Zwecken findet nicht statt. Soweit für die Abwicklung des Mandats erforderlich, geben wir Daten an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere Rechtsanwälte), Gerichte und andere Behörden weiter. Das Anwaltsgeheimnis bleibt unberührt; soweit Daten dem Anwaltsgeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe nur in Absprache mit Ihnen.

Auftragsverarbeiter und Dienstleister

Wir setzen für den technischen Betrieb Auftragsverarbeiter ein, die ausschließlich auf unsere Weisung nach Art. 28 DSGVO tätig werden:

Darüber hinaus setzen wir IT-Dienstleister, Software-Anbieter und Aktenvernichter als Auftragsverarbeiter ein, die Daten ausschließlich auf unsere Weisung verarbeiten.

Internationale Datenübermittlungen

Erfolgen Übermittlungen in Drittländer, erfolgt dies bei bestehendem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (z. B. EU-US DPF). Falls ein solcher nicht besteht oder wegfällt, nutzen wir geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln, und stellen zusätzliche Schutzmaßnahmen (z. B. Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen) sicher; Kopien der maßgeblichen Garantien stellen wir auf Anfrage bereit.

Cookies und vergleichbare Technologien

Das Portal verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für Anmeldung und sicheren Betrieb erforderlich sind; diese sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG von der Einwilligungspflicht ausgenommen. Weitergehende Cookies oder Tracking-Dienste setzen wir derzeit nicht ein. Sollten künftig nicht notwendige Tools (z. B. Analyse/Marketing) eingesetzt werden, holen wir zuvor eine Einwilligung ein und informieren transparent über Anbieter, Zwecke, Speicherdauer und Widerrufsmöglichkeiten.

Anmeldung mit Passkey

Für Kanzleikonten kann eine Anmeldung per Passkey eingerichtet werden. Der private Schlüssel verbleibt stets auf Ihrem Gerät; wir speichern ausschließlich den öffentlichen Schlüssel zur Identitätsprüfung.

Kommunikation per E-Mail

Zusätzlich zur sicheren Übermittlung über das Mandantenportal kann die Kommunikation auch per E-Mail erfolgen. Für den Austausch von Akteninhalten und Dokumenten empfehlen wir die Nutzung des Mandantenportals, da Inhalte dort erst nach Anmeldung zugänglich sind. Soweit unverschlüsselte E-Mails verwendet werden, ist die Vertraulichkeit technisch nicht vollständig gewährleistet; es kann nicht ausgeschlossen werden, dass Unbefugte Kenntnis vom Inhalt erlangen.

Einwilligung in unverschlüsselte E-Mail-Kommunikation

Ich willige ein, dass die Kanzlei mit mir zu Mandatszwecken per E-Mail kommuniziert, einschließlich unverschlüsselter E-Mails. Mir ist bekannt, dass bei unverschlüsselter E-Mail-Kommunikation die Vertraulichkeit und Datensicherheit nicht vollständig gewährleistet werden kann, da insbesondere unbefugte Dritte Kenntnis vom Inhalt der E-Mails erlangen können. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne dass hierdurch die Mandatserteilung oder -durchführung als solche beeinträchtigt wird. Im Falle des Widerrufs wird die Kanzlei ab Zugang des Widerrufs für die weitere Kommunikation andere zumutbare Kommunikationswege nutzen.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an dsb@ruisingersteiner.de.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Telefon: 0981 180093-0, E-Mail: poststelle@lda.bayern.de.

Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Der Zugriff auf Akten und Dokumente ist rollenbasiert beschränkt. Von außerhalb des Kanzleinetzes ist für Kanzleikonten eine zweite Sicherheitsstufe erforderlich. Sicherheitsrelevante Vorgänge werden protokolliert.

Hinweis zu Angaben über Dritte in Ihrer Akte

Enthält eine Akte personenbezogene Daten Dritter (z. B. Verfahrensgegner), richtet sich deren Information nach den besonderen Regeln der anwaltlichen Verarbeitung im Rahmen des Mandats und ist nicht Gegenstand dieser Erklärung. Gegebenenfalls informieren wir betroffene Personen nach Art. 14 DSGVO, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.

Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Rechtslage oder der Funktionsumfang des Portals ändert.

Stand: August 2026